a) Realize as alterações necessárias diretamente em um documento gerado a partir do modelo ativo no SUAP. Evite clonar; crie um novo documento e não o assine, permitindo que ele seja excluído da base após a resolução do chamado. Certifique-se de que o texto atenda às necessidades da área.

b) Compartilhe o documento com a CGI-DDI, concedendo permissões de leitura e edição. Esse método é mais eficaz e seguro para atualizar informações, pois permite acesso direto ao código fonte, facilitando a transferência das alterações para o modelo existente. Isso reduz a necessidade de instruções detalhadas sobre exclusões ou adições no chamado. Basta fornecer o link do documento compartilhado.

c) No chamado, informe claramente o tipo de documento e o nome completo do modelo conforme registrado no SUAP, evitando confusões sobre qual modelo atualizar.

d) Seja cauteloso com a inclusão de dados pessoais ou sensíveis nos modelos. Conforme apontado pelo TCU, é crucial adequar os documentos eletrônicos para evitar a exposição desnecessária de dados sensíveis. Para mais informações, consulte o comunicado da CGI disponível em: link.

Lembre-se: evite assinar documentos criados apenas para chamados, pois eles contêm dados não válidos que permanecerão no SUAP se assinados. Documentos não assinados podem ser removidos da base.

Instruções para a abertura de chamados estão disponíveis no tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

 As instruções detalhadas para esse procedimento são encontradas no tutorial: Solicitando Assinatura em um Documento Eletrônico.

Uma boa analogia para entender a diferença entre um documento digital e um documento eletrônico é compará-los com a diferença entre uma fotografia digitalizada e uma fotografia em um perfil de rede social.

Documento Digital: É como uma fotografia digitalizada. Quando você digitaliza uma foto, transforma uma imagem física (analógica) em um formato que pode ser armazenado e visualizado em dispositivos eletrônicos, como computadores ou smartphones. O documento digital é essencialmente uma representação eletrônica de um documento físico. Ele existe em formato digital, mas não necessariamente possui funcionalidades adicionais além de sua visualização.

Documento Eletrônico: Comparável à fotografia em um perfil de rede social. Não só é digital (ou seja, pode ser visto em dispositivos eletrônicos), mas também é integrado em um ambiente onde possui mais funcionalidades, como tags, comentários e compartilhamento. Um documento eletrônico é criado, armazenado, gerenciado e comunicado por meios eletrônicos, e muitas vezes é interativo ou integrado a sistemas que permitem processos como assinatura eletrônica, fluxos de trabalho automáticos e conexão direta com outros documentos e sistemas eletrônicos.

Portanto, enquanto o documento digital é uma simples transformação de um formato físico para um formato que máquinas podem ler, o documento eletrônico é parte de um sistema mais amplo e interativo, proporcionando maior funcionalidade e integração com outras tecnologias digitais.

Um Modelo de Documento Eletrônico funciona como um padrão predefinido dentro do sistema, contendo uma estrutura básica e, muitas vezes, textos padrão que você pode personalizar inserindo informações específicas. Já o Documento Eletrônico é o documento final que você cria usando este modelo no SUAP. Para aprender a criar um documento eletrônico, consulte o tutorial: Adicionando Documento Eletrônico.
Atenção: Evite realizar testes de emissão de documentos no SUAP, pois este é um ambiente de produção e todas as ações são registradas permanentemente. Caso ainda tenha dúvidas sobre como gerar um documento eletrônico no SUAP após consultar o tutorial, abra um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Instruções para abrir chamados estão disponíveis no tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

Esse problema geralmente ocorre quando o perfil necessário para adicionar documentos de texto não foi atribuído ao seu usuário. A responsabilidade de configurar esses perfis cabe à sua chefia. Solicite que ela verifique e, se necessário, atribua o perfil adequado a você. As instruções para essa configuração estão disponíveis no tutorial: Atribuindo perfil para o servidor operar documentos e processos eletrônicos no Suap.

No sistema, a "tramitação" refere-se especificamente aos processos eletrônicos, os quais são enviados para outros setores ou usuários e ficam inacessíveis para edição por parte do remetente até que sejam devolvidos. Em contrapartida, os documentos eletrônicos funcionam com base em um sistema de "compartilhamento". É possível compartilhar documentos com outros usuários, permitindo que eles acessem e editem o documento simultaneamente. No entanto, essa possibilidade de edição compartilhada só é viável enquanto o documento não for assinado. Uma vez assinado, não poderá mais ser editado nem compartilhado para edição.

Portanto, embora um documento possa ser compartilhado, a tramitação de um documento autônomo, sem estar vinculado a um processo, não é possível.

Vale ressaltar que para integrar um documento a um processo, ele precisa estar assinado e finalizado, cumprindo os requisitos para ser parte do trâmite processual.

Para compartilhar um documento eletrônico no Suap, você pode definir o tipo de acesso que outros usuários e/ou setores terão ao documento. As opções disponíveis são "somente leitura" ou "leitura e edição". A escolha dependerá da sua necessidade de permitir que outros editem o documento ou apenas visualizem. Para instruções detalhadas sobre como configurar o compartilhamento de documentos, consulte o tutorial: Compartilhando Documento Eletrônico no Suap.

Para editar um documento eletrônico no Suap, ele não pode estar assinado. Para obter instruções detalhadas sobre como realizar essas edições, consulte o tutorial: Adicionando Documento Eletrônico. Para acessar a seção específica sobre edição, clique sobre este link.

Para concluir um documento eletrônico no Suap, siga as etapas detalhadas no tutorial Adicionando Documento Eletrônico. Este guia inclui desde a criação até a finalização do documento. Após concluir, você ainda tem a opção de retornar o documento ao status de rascunho para fazer edições adicionais, se necessário. Entretanto, uma vez que o documento é assinado, não será mais possível editá-lo. Para acessar a seção específica sobre conclusão, clique sobre este link.

A finalização de um documento é um requisito para que ele possa ser autuado em um processo eletrônico. Antes de finalizar, o documento pode ser compartilhado exclusivamente para coletar assinaturas adicionais. Por exemplo, em uma ata de reunião: após a primeira assinatura, o documento não pode mais ser editado. Até que todos os membros designados assinem, o sistema impede a finalização do documento, mantendo-o em aberto para completar o ciclo de assinaturas. Caso seja necessário cancelar uma solicitação de assinatura — sem afetar a validade do documento — instruções detalhadas podem ser encontradas no tutorial: Removendo Solicitação de Assinatura de um Documento Eletrônico.

Você pode remover um documento eletrônico da base do Suap em qualquer etapa antes da assinatura. Para fazer isso, siga os passos abaixo:

a) Clique no botão vermelho "Remover".

b) Um pop-up de confirmação será exibido. Confirme a ação clicando em "OK".

Veja nas figuras abaixo como esses passos aparecem no Suap:

Figura 1: Botão Remover

Figura 2: Pop-up de confirmação

Ao confirmar, uma mensagem indicará que o documento foi removido com sucesso.

Atualmente, o Suap não oferece a funcionalidade de solicitar assinaturas em lote. Para solicitar assinaturas de um grupo de pessoas pré-definido, você deve proceder buscando e adicionando os nomes dos assinantes individualmente. Cada nome deve ser inserido e confirmado no campo apropriado, conforme descrito nas orientações detalhadas disponíveis no tutorial: Solicitando Assinatura em um Documento Eletrônico.

Nota: Um pedido para implementar a funcionalidade de assinatura em lote já foi encaminhado à equipe de TI e está em análise.

Sim, o Suap permite definir uma sequência específica na qual as assinaturas devem ser coletadas, garantindo que o processo de assinatura ocorra na ordem correta e conforme necessário. Para configurar essa ordem e entender como proceder com as solicitações de assinatura, consulte o tutorial: Solicitando Assinatura em um Documento Eletrônico.

A clonagem no sistema permite aos usuários criar uma cópia exata de um documento existente. Este recurso é útil para documentos frequentemente utilizados ou que servem como base para situações recorrentes, pois permite editar e utilizar a cópia como ponto de partida sem a necessidade de recriar todas as informações do zero.
Atenção: Antes de optar pela clonagem, é essencial verificar se o documento original foi gerado a partir da versão mais recente do modelo no sistema. Enquanto a clonagem pode ser prática e eficiente, garantir que o documento base esteja atualizado é crucial para a relevância e conformidade do conteúdo. Para assegurar que o conteúdo esteja alinhado às últimas atualizações de legislação ou outros parâmetros relevantes, considere criar um novo documento diretamente a partir do modelo original, principalmente se o modelo foi recentemente atualizado pelo gestor.
Para aprender a realizar a clonagem, consulte o tutorial: Clonando um Documento Eletrônico.

Para finalizar um documento eletrônico no Suap, ele tem que estar assinado.Para obter instruções detalhadas sobre como realizar os passos desde a criação até a finalização, consulte o tutorial: Adicionando Documento Eletrônico. Para acessar a seção específica sobre finalizar, clique sobre este link.

Sim. Do lado direito da tela existe uma cronologia informando os registros de ações realizadas no documento. Veja a imagem abaixo, que mostra as informações que o sistema fornece e mantém ao longo de todo o ciclo de vida do documento eletrônico.

Não. Vai depender da  classificação do tipo de documento eletrônico, de acordo com a Tabela de Classificação do Conarq - Conselho Nacional de Arquivos do Governo Federal. 

Não. O usuário não tem a possibilidade de alterar o cabeçalho e o rodapé do documento eletrônico, pois essas informações padronizam o tipo de documento e atribuem uma identidade aos documentos do IFSP (por exemplo, Ata, Edital, Ofício). Essas informações são parametrizadas previamente durante a confecção do modelo de documento eletrônico, garantindo a uniformidade e a conformidade com os padrões internos.

Ao utilizar o editor de texto do SUAP para criar um documento eletrônico, é comum que o documento pareça desconfigurado na tela devido às diferenças na forma como os navegadores e processadores de texto interpretam o conteúdo. No entanto, ao exportar o documento para PDF ou imprimi-lo, as margens e o formato geralmente ficam corretos. Isso significa que o que se vê na tela é uma representação que pode não coincidir exatamente com o formato final obtido na impressão ou exportação para PDF. Esse comportamento é normal e não deve ser motivo de preocupação, desde que o resultado final, seja ele impresso ou em PDF, esteja corretamente formatado de acordo com os padrões necessários. Para obter mais informações, consulte o tutorial: Corrigindo a Formatação do Documento Eletrônico.

Caso o documento ainda esteja desconfigurado após a impressão ou exportação para PDF, é recomendável abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital (consulte o tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital).

Lembre-se de que a verificação do ajuste do texto/tabela dentro das margens (alinhados ao cabeçalho do documento) deve ser feita sempre antes de assiná-lo, pois, após a assinatura, não será mais possível fazer qualquer tipo de correção.

É comum que, em modelos de documentos eletrônicos, alguns trechos venham destacados em cores diferentes ou marcados textualmente com amarelo, vermelho, cinza ou outra cor. Esses destaques indicam áreas onde é necessário inserir informações específicas ou adicionar conteúdo relacionado ao documento. Após preencher as informações solicitadas ou escrever o conteúdo necessário, é importante remover esses destaques para manter a formalidade e a padronização do documento. Para isso, selecione o texto, altere a cor da fonte para o preto e remova os destaques coloridos antes de assinar o documento. Para obter mais informações, consulte o tutorial: Corrigindo a Formatação do Documento Eletrônico.

Essas chaves duplas {{ xxx }} indicam a presença de uma variável inserida no Modelo de Documento Eletrônico. Essas variáveis funcionam como marcadores de posição, que serão automaticamente substituídos por informações específicas quando o documento for concluído. Por exemplo, ao visualizar {{ usuário_nome }}, essa variável será substituída pelo nome do usuário que estiver criando o documento. Se o documento precisar conter outra informação no lugar da variável, você pode simplesmente apagar as chaves duplas {{ }} e o texto entre elas, e digitar a nova informação.

Sim. Caso o dado inserido automaticamente não esteja adequado ao contexto do documento, você pode simplesmente apagar as chaves duplas {{ }} e o texto entre elas, e digitar a informação necessária.

Se a informação trazida por uma variável não corresponder ao contexto desejado, você pode apagar as chaves duplas {{ }} e o texto entre elas, substituindo pela informação necessária.

Sim, você pode utilizar a funcionalidade 'Clonar'.

A clonagem permite criar uma cópia exata de um documento existente, sendo ideal para documentos frequentemente utilizados ou para situações recorrentes.

Com este recurso, você pode editar a cópia e utilizá-la como ponto de partida, sem precisar recriar todas as informações do zero.

Atenção: Antes de optar pela clonagem, verifique se o documento original foi gerado a partir da versão mais recente do modelo disponível no sistema. Embora a clonagem seja prática e eficiente, é crucial garantir que o documento base esteja atualizado para manter a relevância e conformidade do conteúdo. Caso o modelo tenha sido recentemente atualizado pelo gestor, considere criar um novo documento a partir do modelo original para garantir que todas as informações estejam alinhadas às últimas mudanças na legislação ou em outros parâmetros relevantes. 

Para aprender a realizar a clonagem, consulte o tutorial: Clonando um Documento Eletrônico.

Premissa: Para que um documento eletrônico seja inserido em um processo eletrônico, ele deve estar assinado e finalizado. Você pode adicionar o documento eletrônico a processos eletrônicos já existentes ou abrir um novo processo eletrônico. Consulte o tutorial: Abrindo um Processo Eletrônico.

Para adicionar interessados ao seu documento eletrônico, você deve compartilhá-lo. Consulte o Tutorial: Compartilhando Documento Eletrônico no Suap para saber como realizar esse procedimento.

Sim, ao concluir o documento, aparecerá o botão "Solicitar". Clique em "Revisão". Abrirá uma janela para a busca do(s) nome(s) da(s) pessoa(s) que deverá(ão) revisar o documento. Ao localizar o(s) nome(s), clique sobre ele(s) para fixá-lo(s) no campo "Revisor:". Preencha o campo "Observação" e clique no botão "Enviar". À direita do documento, aparecerá o registro da(s) pessoa(s) para a(s) qual(is) foi solicitada a revisão.

Um documento finalizado, ou seja, assinado, não pode ser excluído ou apagado da base do Suap. No entanto, é possível alterar seu status para "Cancelado", desde que a necessidade dessa ação seja devidamente justificada.

O Dashboard de Documentos Eletrônicos do Suap é uma interface visual centralizada que funciona como um ponto único onde informações relevantes são coletadas e exibidas de forma clara e acessível. Em vez de o usuário precisar navegar por várias partes do sistema para obter informações sobre seus documentos, o Dashboard centraliza tudo em um só lugar. Isso inclui dados como o número de documentos pessoais, documentos pendentes de assinatura, revisões, entre outros, permitindo que o usuário tenha uma visão completa e rápida de seu status no sistema.

Essa centralização facilita a gestão e o acesso à informação, economizando tempo e melhorando a eficiência no uso do sistema.

Você pode realizar a busca pelo 'Dashboard de Documentos Eletrônicos' ou acessando a opção 'Documentos Eletrônicos' e clicando em 'Documentos'. Para mais detalhes, consulte o tutorial: Buscando um Documento Eletrônico no Suap. 

Para localizar rapidamente os documentos que precisam da sua atenção, consulte os contadores nas seções de "Assinaturas" e "Revisões" no Dashboard. Em seguida, clique nos links em "Meus Documentos Pendentes" para acessar diretamente os documentos correspondentes. Para mais detalhes, consulte o tutorial: Buscando um Documento Eletrônico no Suap.