Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-PRD)
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Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-PRD) |
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Imagem comemorativa dos 115 anos da Rede Federal. A imagem apresenta quatro logotipos organizados em uma linha horizontal, representando a evolução histórica do Instituto Federal de São Paulo. Da esquerda para a direita:1. O primeiro logotipo é da Escola Técnica Federal de São Paulo. Ele é composto por três retângulos: o menor é amarelo, o segundo é verde, e o terceiro é azul. Entre esses retângulos, no centro, forma-se um triângulo retângulo. 2. O segundo logotipo é uma atualização da Escola Técnica Federal, composto por um retângulo verde maior contendo o mapa do estado de São Paulo em branco, com linhas brancas irradiando como raios. Ao lado, há dois retângulos menores (um à direita e outro abaixo), formando a letra 'F'. 3. O terceiro logotipo é do CEFET - Centro Federal de Educação Tecnológica. Ele apresenta um círculo fragmentado em tons de azul, com o mapa do estado de São Paulo em branco inserido no centro e sobreposto à letra 'F'. 4. O quarto logotipo é do Instituto Federal de São Paulo. Ele é formado por nove quadrados verdes que criam as letras 'I' e 'F'. O 'I' é composto por três quadrados com um círculo vermelho acima, representando o pingo do 'I'. O 'F' é formado por quatro quadrados verdes à direita e outros dois posicionados paralelamente ao primeiro e ao terceiro quadrados do 'I'.A imagem tem um fundo verde com uma faixa laranja na parte inferior, onde está escrito em letras brancas: '115 anos da Rede Federal'. |
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Em maio de 2024, a Coordenadoria do Escritório de Processos (CEPR-PRD) foi reestruturada, dando origem à Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI). Essa transformação transferiu para a CGI-DDI a responsabilidade pela gestão do Módulo de Documentos e Processos Eletrônicos do Suap, além de outras funções essenciais ligadas à gestão da informação. A CGI-DDI é supervisionada pela Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DDI-PRD). As atribuições regimentares da CGI estão definidas no Art. 34 do Regimento da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional (PRD). Caso queira conhecer detalhes sobre cada uma das responsabilidades da CGI, basta clicar na aba CGI - Regimento:
CGI - Estrutura Hierárquica
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Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI-PRD
Setor: Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-PRD
Coordenadora: Janaina Zaffani - Arquivista
Servidores:
Contatos:
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CGI - Regimento
REGIMENTO PRD/RET-IFSP - 08/08/2024
Art. 34. A Coordenadoria de Gestão da Informação tem como objetivo a organização da informação da instituição com a estruturação das políticas internas para a identificação e análise das informações a partir de sua aquisição, custódia e distribuição em sua melhor disposição, através de cumprimento do seu ciclo de vida. São atribuições desta coordenação:
1. Planejar a gestão da informação e documentação, estabelecendo e administrando políticas de gestão da informação e documentação;
A CGI é responsável por coordenar a criação e atualização de políticas de gestão da informação, adaptadas às necessidades de todas as áreas do IFSP. Essas políticas devem estabelecer diretrizes claras sobre o manejo da informação, assegurando sua acessibilidade, segurança e um fluxo eficiente entre os setores. Embora a CGI defina essas políticas gerais. Resumindo: A CGI tem o papel de planejar e estabelecer políticas gerais para a gestão da informação na instituição, com foco na acessibilidade e segurança dos dados.
2. Estabelecer diretrizes de gestão de segurança da informação no que tange a análise arquivística;
A CGI é responsável por definir diretrizes e políticas de segurança da informação voltadas para a análise arquivística, assegurando que a integridade e a proteção da informação sejam mantidas durante todo o ciclo de vida dos documentos. Essas diretrizes devem levar em consideração as características específicas de cada área, garantindo que as informações sejam protegidas contra acessos não autorizados e riscos de perda ou comprometimento. Resumindo: A CGI define as políticas de segurança para proteger os documentos arquivísticos.
3. Estabelecer padrões para a produção de documentos e processos;
Definir normas e diretrizes para a produção de documentos e processos administrativos e acadêmicos. Isso inclui colaborar com as áreas envolvidas para desenvolver guias metodológicos que detalhem como os documentos devem ser estruturados, assegurando que todos sigam uma formatação unificada e coerente, facilitando a interpretação e o trâmite dentro da instituição. Resumindo: Este item se concentra na criação de um conjunto de normas e diretrizes para a elaboração de documentos e processos. A CGI atua no desenvolvimento de metodologias gerais, que orientam como cada área deve estruturar seus documentos de forma padronizada.
4. Gerenciar documentos arquivísticos;
A CGI é responsável por gerenciar o ciclo de vida dos documentos arquivísticos, assegurando que os procedimentos de organização, armazenamento e tramitação desses documentos sejam cumpridos de acordo com as normas estabelecidas. No entanto, as decisões sobre avaliação, destinação, guarda permanente ou eliminação dos documentos são de responsabilidade da COPAD, que segue a legislação vigente, como o Decreto Federal nº 4.073/2002 e a Resolução nº 40 do CONARQ. Resumindo: Este item foca no gerenciamento de documentos arquivísticos. A CGI garante que os documentos sejam corretamente produzido e geridos ao longo de seu ciclo de vida, enquanto que a destinação final dos documentos é realizada pela COPAD.
5. Produzir documentos, elaborando formas de apresentação das informações padronizadas;
Inserir no sistema Suap os modelos de documentos eletrônicos que serão utilizados pelos usuários. Esses modelos garantem a padronização do formato e da estrutura dos documentos. As áreas gestoras do negócio são responsáveis pelo conteúdo dos documentos, enquanto a CGI garante que os formatos respeitem as diretrizes estabelecidas, facilitando o uso pelos diferentes setores. Resumindo: A CGI é responsável por disponibilizar os modelos eletrônicos prontos para uso pelos usuários, enquanto o conteúdo do documento final é gerido por cada área.
6. Gerenciar as informações classificadas quanto ao seu grau de sigilo;
Assessorar as áreas na gestão e no armazenamento de informações (classificação de privacidade), garantindo que os procedimentos técnicos para a proteção de dados pessoais e sensíveis sejam corretamente implementados. A CGI atua no suporte técnico e na aplicação de medidas de segurança da informação, enquanto a CGPD é responsável pela supervisão da conformidade com a LGPD. Resumindo: A CGI cuida da implementação técnica dos procedimentos de proteção de dados pessoais e sensíveis, enquanto a CGPD é responsável por orientar e supervisionar o tratamento desses dados, conforme as exigências legais.
7. Promover o trâmite da informação e documentação com procedimentos padronizados;
Desenvolver e implementar procedimentos de tramitação que assegurem que a informação e os documentos fluam de maneira uniforme entre as áreas, estabelecendo pontos de controle desde a criação do documento até o seu destino final. A CGI cuida da padronização técnica dos fluxos de tramitação, garantindo a eficiência do processo. Resumindo: A CGI desenvolve e mantém os fluxos de tramitação técnica dos documentos.
8. Orientar a avaliação da informação e documentação aplicando a Tabela de Temporalidade;
A CGI é responsável por cadastrar no sistema Suap os códigos de temporalidade para guarda e destinação, garantindo que essas informações já estejam associadas aos tipos de processos e documentos. Resumindo: A CGI cuida da parte técnica, cadastrando e associando os códigos de temporalidade aos processos e documentos no sistema Suap.
9. Orientar o arquivamento da informação e da documentação, destinando-a com base na avaliação;
A CGI é responsável por assegurar que os tipos de processos e documentos estejam corretamente classificados no sistema Suap, de acordo com a tipologia ao qual estão relacionados, aplicando os códigos de classificação conforme as regras do CONARQ. Além disso, a CGI é encarregada por inserir no sistema as orientações fornecidas pelas áreas de negócios para a abertura de processos, que visam esclarecer os usuários sobre as motivações para a abertura de determinado processo, os documentos necessários e, em alguns casos, para onde o processo deve ser tramitado. Resumindo: A CGI garante a indicação correta da classificação dos processos no Suap e colabora com as áreas de negócios, inserindo orientações sobre a autuação de processos, esclarecendo quais documentos são necessários e as motivações para sua abertura.
10. Orientar sobre o repositório oficial do IFSP;
A CGI é responsável por implementar melhorias no portal institucional para garantir que toda a informação relevante esteja acessível de maneira organizada e eficiente, promovendo a transparência e facilitando o acesso a informações importantes. Além disso, a CGI oferece suporte aos usuários por meio de FAQ, tutoriais e da Central de Atendimento do IFSP Digital, que gerencia os chamados de dúvidas e sugestões de melhorias sobre documentos e processos eletrônicos, bem como questões relacionadas à segurança e transparência dos dados. Esses recursos são essenciais para esclarecer dúvidas e garantir o uso correto do sistema, assegurando que os processos sejam transparentes e seguros. Resumindo: A CGI não só promove o acesso à informação através do portal institucional, mas também disponibiliza canais de suporte, como FAQ, tutoriais e a Central de Atendimento do IFSP Digital para dúvidas específicas, melhorando a experiência do usuário e fortalecendo a transparência no uso do sistema único e na classificação de privacidade.
11. Promover o acesso à informação através dos portais institucionais; e
A CGI é responsável por definir diretrizes e políticas de segurança da informação voltadas para a análise arquivística, assegurando que a integridade e a proteção da informação sejam mantidas durante todo o ciclo de vida dos documentos. Essas diretrizes devem levar em consideração as características específicas de cada área, garantindo que as informações sejam protegidas contra acessos não autorizados e riscos de perda ou comprometimento. Resumindo: A CGI define as políticas de segurança para proteger os documentos arquivísticos.
12. Monitorar a gestão da informação corporativa.
A CGI é responsável por avaliar continuamente a implementação das políticas de gestão da informação em todas as áreas do IFSP. Isso inclui propor melhorias e ajustar os procedimentos de automação para garantir que a gestão da informação estruturada seja eficiente e segura. A CGI também monitora o desempenho do sistema único, assegurando que ele esteja alinhado com as diretrizes de privacidade, acessibilidade e transparência, segundo as normas em vigor. A CGI trabalha alinhada com as comissões de Dados Abertos (CPDA), Avaliação Documental (COPAD) e Análise e Implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (CGPD), para garantir as boas práticas de aplicação da ciência da informação. Resumindo: A CGI tem a função de monitorar e aprimorar constantemente as práticas de gestão da informação, garantindo que o sistema único esteja funcionando de forma otimizada, em conformidade com as diretrizes de privacidade e automação, enquanto coordena com outras comissões para assegurar a conformidade com as normas nacionais.
CGI - Canvas
CGI - Legislação
Portaria Normativa Nº 109/2024 - IFSP, de 8 de agosto de 2024: Aprova o Regimento Geral da Reitoria e dos campi do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo - IFSP. Revoga a Portaria Normativa IFSP no 108, de 25 de julho de 2024.
Portaria Normativa N.º 54/2022 - RET/IFSP, de 30 de maio de 2022: Regulamenta a criação e o uso de Documentos e Processos Eletrônicos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo e define as melhores práticas. Revoga a Portaria Normativa RET/IFSP.
Decreto n.º 8.539, de 8 de outubro de 2015: Dispõe sobre o uso do meio eletrônico pelos órgãos federais.
Portaria Interministerial Nº 1.677, de 7 de outubro de 2015: Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Portaria 1.224, de 18 de dezembro de 2013 (MEC): Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
Resolução nº 45, de 14 de fevereiro de 2020: Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades Meio.
CGI - Notícias
1. Criação da Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI
Assumindo os serviços de estruturação/gestão afetos ao IFSP-Digital (Documentos e Processos Eletrônicos), bem como, outros assuntos ligados à gestão da informação, conforme especificado acima - REGIMENTO PRD/RET-IFSP - 22/07/2024 - foi criada em 03/06/2024 a Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI, subordinada à Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI-PRD.
2. Ativação da Consulta Pública Inteiro Teor para os Processos Eletrônicos do IFSP
Considerando o Ofício nº 000.439/2021-SECEXEDUCAÇÃO, que comunica a determinação do Acórdão 484/2021 – TCU - para consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos mediante ferramenta de transparência ativa e o Comunicado Nº 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP segue o link que relaciona os tipos de processos que já estão com data cadastrada para disponibilização de Consulta Pública Inteiro Teor.
As orientações para autuação do processo eletrônico estão disponíveis no SUAP no momento de sua abertura.
3. Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024
Desde novembro de 2022, o Escritório de Processos (EP) – e a partir de junho de 2024, sob a responsabilidade da Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI) – vem revisando os tipos de processos do IFSP, visando sua adequação ao Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. O projeto também contempla a adaptação ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades–fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES.
Para isso, conta com a participação essencial das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que demandam a abertura de processos.
Em setembro de 2024, a CGI finalizou a atribuição dos códigos de classificação para todos os tipos de processos ativos no Suap.
A partir de outubro/2024, a manutenção dos tipos de processos no Suap será constante. A CGI-DDI já iniciou um novo ciclo de conversas com as áreas gestoras, sempre com o objetivo de realizar uma revisão detalhada dos tipos de processos no Suap. O foco desta etapa está no cadastro de orientações para a correta abertura de processos e no cadastro da área do primeiro trâmite.
CGI - Solicitações de Aprimoramentos no Suap
Acompanhamento de Demandas no Sistema SUAP – Módulo de Documentos e Processos Eletrônicos (Atualizado até 30/09/2024) Coordenação de Gestão da Informação (CGI) é responsável por intermediar as solicitações de melhorias, novas funcionalidades e correções de bugs junto à área de TI, com foco no Módulo de Documentos e Processos Eletrônicos do sistema SUAP. O andamento dessas demandas pode ser acompanhado na tabela: CGI / IFSP Digital - Prioridades de Desenvolvimento para a TI.
As atualizações são realizadas periodicamente, assegurando a eficiência na gestão das informações, além de proporcionar maior transparência e controle sobre os processos.
CGI - Comunicados
1. COMUNICADO Nº 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP - Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Diretrizes do TCU para o atendimento ao Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário (Conforme reunião do Pró-reitor de Desenvolvimento Institucional com auditores do TCU em julho/2023). Face a mudança de plataforma da ouvidoria do governo federal - de SIC para Fala.BR, estamos atualizando o COMUNICADO N.º 3/2023 - CPGID/RET/IFSP de 08/12/2023: com o COMUNICADO N.º 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/
2. COMUNICADO Nº 2/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP Migração dos processos para o tipo adequado. Reiterando a comunicação feita, por e-mail, em 29/08/2024, a Coordenadoria de Gestão da Informação, no uso de suas atribuições, informa que, para fins de gestão documental, consulta pública e privacidade de dados, todos os processos que constam no campo assunto as terminologias: "justificativa de faltas", justificativa de ausência", "compensação de faltas" e similares referentes a discentes serão transferidos (migrados) para o tipo: Ensino: Diário de Classe - Frequência e Nota (Faltas) As áreas de interesse do IFSP (O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.) foram comunicadas em 13/09/2024, por e-mail da coordenadora da CGI. Observação: Devido a limitações da plataforma Google Drive, o link interno presente neste Comunicado pode não funcionar corretamente. Para acessar o Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital - CGI - ", utilize este caminho: [Link para o Tutorial].
3. COMUNICADO Nº 3/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP - Processos Eletrônicos no SUAP: Exigência de Documento Anexado para Proceder com Tramitação Observação: Devido a limitações da plataforma Google Drive, os link internos presentes neste Comunicado podem não funcionar corretamente. Para acessá-los clique nos links abaixo:
CGI - Tutoriais & Cursos
Tutoriais do Suap - Sistema Unificado de Administração Pública:
1. Documentos Eletrônicos: módulo para a criação de documentos nato digitais utilizando-se padrões definidos (Modelos de Documentos Eletrônicos).
1.1 Tutoriais Documentos Eletrônicos
2. Processos Eletrônicos: módulo para a criação de processo eletrônico e realização de seu trâmite digital.
2.1. Tutoriais Processos Eletrônicos Acesse todos os tutoriais na estante Gestão da Informação - CGI em Manuais.IFSP.
Cursos
1. Curso de Formação de Gestores Acesse o material completo e saiba como a CGI impacta positivamente as operações e a gestão no IFSP!
2. Tipos de Processos Eletrônicos e Consulta Pública Inteiro Teor - Capacitação ministrada em 18/11/2024 para a PRX-RET e CEX dos Campi.
2.1. Material em PDF
2.2. Assista a Videoaula.
CGI - Histórico
1. Coordenadoria do Escritório de Processos (CEPR-PRD) - IFSP-Digital
Com a entrada em operação no Suap – Sistema Unificado de Administração Pública dos Módulos de Documentos e Processos Eletrônicos, o IFSP atende ao Decreto n.º 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Para planejar, articular, implantar e gerenciar as diversas ações do projeto, por meio da Portaria n.º 2.059/2017, foi constituído o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital - NGPID.
Vídeo de apresentação do IFSP Digital - Professor Palladino
Em 26/08/2021 a Portaria 4.772 revogou a 2.059/2017, com a mudança dos membros.
Em 12 de julho de 2022 – publicada a Portaria Nº 3929/IFSP, que constituiu a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID e revogou a Portaria 4772 de 26 de agosto de 2021, estabeleceu a competência do CPGID no âmbito do IFSP e designou os membros.
*No final de junho/2024 a CEPR foi extinta - dando lugar à: Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI) e Coordenadoria de Planejamento e Apoio à Governança (CPAG -DDI)
Saiba mais clicando Aqui.
2. Trabalhos da Comissão de Governança do IFSP Digital - CPGID
A Comissão de Governança do IFSP Digital - CPGID foi constituída com as finalidades:
- Planejar, alinhar e acompanhar ações estratégicas na gestão de documentos e processos eletrônicos;
- Normatizar as ações relacionadas a documentos e processos eletrônicos;
- Atender às demandas de órgão externos e legislações relacionadas a documentos e processos eletrônicos;
- Orientar o público interno e externo do IFSP nos procedimentos relacionados a documentos e processos eletrônicos do IFSP, consultando instâncias superiores e comissões pertinentes.
Todo o material desenvolvido por esta comissão será mantido arquivado no processo eletrônico nº 23305.013629.2021-23 e continuará disponível para consulta neste portal.
CGI - Consulta Pública Processos
Você, cidadão, que necessita acessar processos administrativos do IFSP, como licitações e outros temas de interesse público envolvendo recursos públicos, pode realizar a consulta diretamente no Sistema SUAP. Para isso, basta clicar no botão abaixo e seguir as instruções disponíveis no Tutorial: Consulta Pública de Processos Eletrônicos do IFSP no SUAP.
Para saber como abrir um chamado, consulte o tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.
CGI - FAQ
Acesse o nosso FAQ - Perguntas Frequentes para esclarecer dúvidas sobre documentos e processos eletrônicos do Sistema Suap. Caso não encontre a resposta que procura, abra um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital.
Para saber como abrir um chamado, consulte o tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.