Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - Posição até 31/12/2023
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Situação até 31/12/2023
Fonte: Suap
Data Posição
Suap
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Total de Processos Autuados
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Quantidade de Tipos de Processos
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Tipos Ativos
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Tipos Inativos
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Total de Tipos Inativos com Processos Autuados
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Quantidades de Processos nos Tipos Inativados e que necessitam ser reclassificados para Tipo Ativos
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Total de Tipos de Processos Reserva cujos processos já foram migrados para outros Tipos
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31/12/2023 | 393.4 mil | 470 | 294 | 176 | 22 | 27,5 mil | 154 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Posição geral:
Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |
Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos
No demonstrativo abaixo, 37,45% se referem a 176 tipos que foram inativados, e destes, 154 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.
Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | |||
Sim | % | Não | % | |||
IFSP | 4 | 1,36 | 0 | 0,00 | 4 | 0,85 |
PRA | 78 | 26,53 | 11 | 6,25 | 89 | 18,94 |
PRD | 128 | 43,54 | 164 | 93,18 | 292 | 62,13 |
PRE | 38 | 12,93 | 1 | 0,57 | 39 | 8,30 |
PRP | 8 | 2,72 | 0 | 0,00 | 8 | 1,70 |
PRX | 4 | 1,36 | 0 | 0,00 | 4 | 0,85 |
RET | 34 | 11,56 | 0 | 0,00 | 34 | 7,23 |
Total | 294 | 62,55 | 176 | 37,45 | 470 | 100,00 |
Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:
O total geral de tipos de processos do IFSP é de 470. Destes, 294 estão ativos no Suap e para 196 (66,67%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
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Quantidade de processos autuados em tipos que foram inativados:
Cerca de 27,5 mil processo, que correspondem aos 22 tipos inativos, estão assim distribuídos por área gestora: |
Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 62,13% (292), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 93,18% (164). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (154) estar sob sua gestão.
PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
Sim | % | Não | % | |||
DDI | 2 | 1,56 | 164 | 100,00 | 166 | 56,85 |
DGP | 124 | 96,88 | 0 | 0,00 | 124 | 42,47 |
DTI | 2 | 1,56 | 0 | 0,00 | 2 | 0,68 |
Total | 128 | 43,84 | 164 | 56,16 | 292 | 100,00 |