Conceitos / Legislação
Conceitos:
1. Documento - Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte;
2. Documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
3. Processo - é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou ainda, instruções para pagamento de despesas, assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimento;
4. Processo Eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
5. Processo de Negócio - é um conjunto de atividades ou tarefas estruturadas relacionadas que produzem um serviço ou produto específico para seus clientes ou para um cliente particular;
6. Fluxos - registro das movimentações dos documentos e processos.
7. Assinatura Eletrônica - A assinatura eletrônica é a forma de se assinar documentos e processos eletrônicos de maneira digital, veja os Tipos de assinaturas existentes. Temos nesse material Como converter um pdf em um pdf/A e assiná-lo através de um certificado digital.
8. Nível de Acesso - Acesse o documento de Níveis de Acesso (público, restrito, sigiloso) para entender como utilizá-los nos documentos e processos eletrônicos. Acesse o documento Classificação de Documentos para entender como será feita a guarda dos documentos quanto à temporalidade e destino.
Legislação:
Portaria Normativa N.º 54/2022 - RET/IFSP, de 30 de maio de 2022: Regulamenta a criação e o uso de Documentos e Processos Eletrônicos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo e define as melhores práticas. Revoga a Portaria Normativa RET/IFSP.
Decreto n.º 8.539, de 8 de outubro de 2015: dispõe sobre o uso do meio eletrônico pelos órgãos federais.
Portaria Interministerial Nº 1.677, de 7 de outubro de 2015: Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
Portaria 1.224, de 18 de dezembro de 2013 (MEC): Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
Resolução nº 45, de 14 de fevereiro de 2020: Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades Meio.