Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - Posição até 31/12/2023

Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.

Esta revisão envolve ações como:

• a criação de novos tipos de processos;
• a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
• a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
• a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
• a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
• o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.

Situação até 31/12/2023 

Fonte: Suap

A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.

Posição geral:

Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (470), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos.

 Quantidade de tipos de processos por área gestora - Ativos e Não Ativos

No demonstrativo abaixo, 37,45% se referem a 176 tipos que foram inativados, e destes, 154 já tiveram seus processos migrados para tipologias mais adequadas/específicas e renomeados como Tipo Reserva, que poderão ser utilizados em necessidades futuras.

Quantidade de tipos de processos já classificados de acordo com o Conarq:

Quantidade de processos autuados em tipos que foram inativados:

 Representatividade da PRD - Distribuição por Diretoria

Do total de tipos de processos do IFSP (470), a PRD responde por 62,13% (292), sendo que dos ativos são 43,54% (128) e dos inativos 93,18% (164). O índice de tipos inativos na PRD é alto devido ao tipo "Reserva" (154) estar sob sua gestão.