Perguntas Frequentes

1. Como defino o nível de acesso e classifico um documento nos módulos de documentos e processos eletrônicos?

Acessar o documento Nível de Acesso e Classificação de Documentos onde há links para as orientações sobre como definir nível de acesso e classificação de documentos. 

2. Que tipos de processos devo utilizar?

Cada processo eletrônico tem seu tipo correspondente definido no módulo já com as parametrizações básicas desse processo, como nível de acesso e sua classificação. Caso não haja o tipo de processo que precise, abra um chamado na Central de Serviços – IFSP Digital. Saiba como acessando o link: Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. 

3. Faço os ofícios da Direção Geral, que antes tinha a sigla DRG/SLT, mas nesse novo formato ele sai com a sigla e nome da Coordenadoria de Apoio à Direção. Não teria como eu fazer e sair DRG?

O servidor em função de chefia pode gerenciar as pessoas ou setores que podem gerar documentos com a sigla de sua área. As orientações estão no capítulo 2 do tutorial de documentos eletrônicos disponível na página do IFSP DIGITAL ou no link https://drive.ifsp.edu.br/s/wThdBfBn11229o3.

4. O rodapé, que não pode ser editado, está sem o telefone, como podemos arrumar isso ?

O telefone é uma "variável" no documento eletrônico que o puxa automaticamente do cadastro de telefones do módulo de Gestão de Pessoas na opção "Setores do menu". Apenas a chefia do setor possui a permissão de inserir e modificar o telefone, para isso ele deve, dentro do SUAP, ir no Módulo Gestão de Pessoas | Setores , buscar o setor desejado, clicar em "Gerenciar Telefones" e atualizar as informações. Lembrando que a variável reproduzirá o que está no cadastro do setor relacionado ao setor dono do documento criado e que foi selecionado pelo(s) operador(es) deste documento eletrônico. 

5. Os ofícios externos feitos por outros setores do Câmpus, que antigamente tinham a numeração da Diretoria Geral (DRG) agora podem ser feitos diretamente por esses setores (numeração e sigla deles) e apenas assinados pela Direção?

Sim é possível pois a identificação do documento não é feita apenas pelo número, mas sim por todo o conjunto de número + setor. Mas é claro que fica a critério do câmpus convencionar a sigla que deverá ser usada, caso seja apenas DRG será necessário o compartilhamento do setor DRG com outras pessoas ou setores, vai depender de uma análise de conveniência e risco.