Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024
Desde novembro/2022, o EP vem revisando os tipos de processos para adequação ao código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, contando com a imprescindível participação das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que exigem a abertura de processos.
Esta revisão envolve ações como:
- a criação de novos tipos de processos;
- a exclusão de tipos inespecíficos, que dão margem a erros quando da abertura do processo;
- a renomeação de tipos já existentes, de forma a identificar na nomenclatura a área gestora e a finalidade;
- a eliminação da classificação antiga para todos os tipos de processos existentes no Suap;
- a atribuição da nova classificação Conarq para todos os tipos de processos; e
- o cadastro de orientações ao usuário para a correta abertura do processo.
Resultado das Ações
Fonte: Suap - Posição em 30/04/2024
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Data Suap
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Processos Autuados
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Qtde Tipos Processos
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Tipos Ativos
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Tipos Inativos
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Inativos c/ Processos
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Qtde Processos em Tipos Inativados
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Qtde Tipos Inativos a eliminar do Suap
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Qtd Tipos Eliminados do Suap
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| 31.01.2024 | 399,4mil | 470 | 299 | 171 | 22 | 26,2mil | 154 | 0 |
| 29.02.2024 | 410,0mil | 401 | 297 | 103 | 23 | 42,6mil | 80 | 69 |
| 31.03.2024 | 419,7mil | 395 | 296 | 99 | 18 | 40,9mil | 81 | 6 |
| 30/04/2024 | 425,4mil | 317 | 306 | 11 | 10 | 28,8mil | 1 | 89 |
A expectativa é que até o final de 2024, todas as ações relativas a este projeto tenham sido executadas, garantindo assim o enquadramento do acervo de processos eletrônicos do IFSP dentro das regras estabelecidas pelo Conarq.
Distribuição dos Tipos de Processos por Pró-reitorias / Diretorias Sistêmicas
| Quantidade total dos Tipos de Processos do IFSP (317), distribuída entre as Pró-reitorias e Diretorias Sistêmicas (Reitoria), responsáveis pelas orientações de abertura dos processos. |  |
Quadro - Quantidade / Representatividade - Tipos de Processos por Área Gestora - Ativos e Não Ativos
| Área Gestora | Tipo de Processo Ativo? | Total | % | Processos a Migrar autuados nos 11 Tipos Inativados | ||||
| Sim | % | Não | % | Quantidade | % | |||
| IFSP | 1 | 0,33 | 1 | 9,09 | 2 | 0,63 | 89 | 0,26 |
| PRA | 78 | 25,49 | 2 | 18,18 | 80 | 25,24 | 0 | 0,00 |
| PRD | 128 | 41,83 | 4 | 36,36 | 132 | 41,64 | 396 | 1,14 |
| PRE | 48 | 15,69 | 4 | 36,36 | 52 | 16,40 | 34.376 | 98,61 |
| PRP | 8 | 2,61 | 0 | 0,00 | 8 | 2,52 | 0 | 0,00 |
| PRX | 6 | 1,96 | 0 | 0,00 | 6 | 1,89 | 0 | 0,00 |
| RET | 37 | 12,09 | 0 | 0,00 | 37 | 11,67 | 0 | 0,00 |
| Total | 306 | 96,53 | 11 | 3,47 | 317 | 100,00 | 34.861 | 100,00 |
Cerca de 34,8mil processos, que correspondem a 17 tipos inativos faltam ser migrados para tipologias mais adequadas.
Quantidade de Tipos de Processos Classificados de Acordo com o Conarq:
| O total geral de tipos de processos do IFSP é de 317. Destes, 306 estão ativos no Suap e para 292 (95,4%) já foram atribuídos os códigos de classificações, de acordo com as tabelas do Conarq 2020, conforme representação gráfica ao lado: |
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Representatividade da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD
Distribuição por Diretoria
Do total de tipos de processos do IFSP (317), a PRD responde por 41,64% (132), sendo que do total dos ativos (306) ela responde por 41,83% (128) e dos inativos (11) por 36,36,85% (4).
| Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional - PRD | Quantidade e Processos - Ativo | Total | % | |||
| Sim | % | Não | % | |||
| Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI | 2 | 1,56 | 4 | 100,00 | 6 | 56,85 |
| Diretoria de Gestão de Pessoas - DGP | 124 | 96,88 | 0 | 0,00 | 124 | 42,47 |
| Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI | 2 | 1,56 | 0 | 0,00 | 2 | 0,68 |
| Total | 128 | 43,84 | 4 | 56,16 | 132 | 100,00 |